Van fysiek naar online; het NGB ging de uitdaging aan!

De vraag van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters was helder: hoe kunnen we succesvol online conferenties organiseren? Time to Speak bleek dé partij om hierin te ondersteunen. Hilde Westera, directeur van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters en Tine Hoekman, projectmanager bij Time to Speak blikken terug op hun samenwerking…

Hilde: “Voor onze online conferenties zochten we een allround partij met kennis van zaken, die dezelfde kwaliteit als wijzelf voor ogen had. Het was al snel duidelijk dat Time to Speak de juiste match was.”

Tine vult aan: “We kenden elkaar al via ons zusterbedrijf ‘Online ALV’ en het platform dat we gebruiken was bekend terrein voor NGB. Met die vertrouwensbasis zat het dus wel goed. Daardoor was één telefoontje vaak al genoeg om zaken in gang te zetten.”

Hilde: “Het organiseren van een inspirerend event was voor ons niet onbekend. Voordat ik directeur werd bij het NGB was ik namelijk actief als adviseur in de event- en congreswereld. De digitalisering door corona heeft tot veel veranderingen geleid. Bij live-events werkten we bijvoorbeeld nooit met een dagvoorzitter, maar online bleek dat écht een must.”

Tine: “Ja, die meerwaarde werd heel mooi zichtbaar. Dagvoorzitter Joost had een goede dynamiek en zorgde voor verbondenheid tussen de kijkers thuis en de mensen aan tafel.”

Hilde vult aan: “Ja, hij was als het ware de rode draad, waardoor het één samenhangend geheel werd. Dat gaf zoveel meerwaarde aan het event; ik weet zeker dat we dat bij live-events ook gaan doen.”

“Met een online event kun je een groter publiek bereiken.”

Hilde vervolgt: “Bij de reguliere conferenties van het NGB speelt het sociale aspect een steeds belangrijkere rol. Burgemeesters zijn echte ‘mensen-mensen’ en die onderlinge betrokkenheid heb je online minder. Met een gevarieerd programma en veel ruimte voor interactie hebben we geprobeerd om ook onlíne zoveel mogelijk engagement te creëren.”

Tine: “Dat klopt, je mist natuurlijk altijd het fysieke contact met elkaar. Het voordeel van een online event is wél dat je een groter publiek kunt bereiken. En de drempel voor gastsprekers is een stuk lager; ze kammen bij wijze van spreken even hun haren en duiken achter de laptop. Die laagdrempeligheid heeft als voordeel dat je makkelijker sprekers kunt aantrekken en dus ook eenvoudiger de nodige diepgang kunt creëren.”

Hilde: “En om het voor de deelnemers thuis nog iets leuker te maken hebben we ze vooraf een borrelpakket gestuurd. Zo konden ze tijdens de vergadering van iets lekkers genieten. Dat werd zéker gewaardeerd!”

Tine: “Ik denk ook dat dat de truc is. Erkennen dat het online anders verloopt, maar er wel een belevenis van maken. Een online event hoeft niet hetzelfde te zijn als een fysiek event. Je kunt er iets ontzettends moois van maken, met veel interactie en engagement op een totaal andere manier!”