Plannen, voorbereiden, uitvoeren… check!

Heb jij je zich wel eens afgevraagd wat er allemaal komt kijken bij de uitvoering van een groot event? Van de techniek en het materiaal tot het personeel; alles moet perfect op elkaar worden afgestemd. Hoe je dat proces in goede banen leidt? Daarover gingen we in gesprek met Natasja Sieders, eventmanager bij het Deltion College én onze eigen projectmanager Marco.

Inventarisatie
Natasja: “De planning van een event begint bij de inventarisatie. Hierbij kijk ik naar de inhoud: wat is het doel van de uitzending, wat willen we bereiken en hoe ziet het programma eruit? Samen met Marco kijk ik hoe we dit technisch het beste kunnen gaan vormgeven. We maken een planning en aan de hand van een script bespreken we de mogelijkheden. Zo komen we samen tot een programma dat de kijker boeit.”

Marco: “Van alle fases vind ik de inventarisatie een van de leukste. Waarom? Omdat er dan nog veel mogelijk is qua invulling. Genoeg ruimte voor creatieve ideeën dus! Ik vind het fijn als ik vanaf het begin mee mag denken; dan is er vaak nog volop ruimte om te schakelen als het nodig is.”

Voorbereiding
Natasja: “Als eventmanager is mijn motto: een goede voorbereiding is het halve werk. Bij de uitvoering van een event wil ik dat élk detail klopt; ik laat niets aan het toeval over. Dat vergt veel tijd en aandacht. Het verschil tussen een live-event en een online of hybride event is dat deze laatste van minuut tot minuut gepland moet worden. Je maakt als het ware een tv-uitzending. Gelukkig heeft Time to Speak daar genoeg ervaring mee; samen zetten we een professioneel event neer dat klopt van begin tot eind.”

Marco: “Na de inventarisatie maken we een plan van aanpak: hoe ziet de planning eruit, wat hebben we nodig en wie gaan we inschakelen? Van het materiaal tot de technici en content: alles en iedereen moet in goede banen geleid worden. Een dag van tevoren doen we een repetitie waarin we het hele programma van begin tot eind doordraaien. Zo weet iedereen precies wat hij moet doen en kunnen we waar nodig nog finetunen.”

Uitvoering
Natasja: “Na maandenlang voorbereiden is het dan eindelijk zo ver: we kunnen live! Alles wat je bedacht hebt komt samen. Dat is altijd een spannend moment; loopt het event technisch op rolletjes? Want hoe goed je je ook voorbereid hebt en hoe strak de planning ook is, je hebt niet overal invloed op. Mocht er tóch iets anders lopen dan gepland dan heb ik gelukkig een professioneel team om me heen waar ik voor de volle honderd procent op kan bouwen!”

Marco: “Dankzij de grondige voorbereiding weet iedereen bij de uitvoering precies wat er moet gebeuren. Voordat we van start gaan steken we nog even de koppen bij elkaar in een regiebespreking. We lopen het draaiboek voor de laatste keer door en zetten elkaar op scherp. Let hierop, denk daaraan… focus! En dan kunnen we écht beginnen!”

Evaluatie
Natasja: “It’s a wrap! Na afloop van het event zit iedereen vol adrenaline. Het team is enthousiast, de deelnemers reageren positief; daar doe je het voor en dat geeft écht een kick. Tijdens de evaluatie kijken Marco en ik samen hoe het event verliep en wat we meenemen in de voorbereiding voor de volgende keer. Zo tillen we het niveau telkens een stukje hoger. Dat is nodig om je publiek vast te kunnen houden; we willen blíjven verrassen!”

Marco: “De evaluatie is ook een mooi moment om de samenwerking te bespreken. Wat ging er goed en wat kan er beter? Zo groeit het vertrouwen en zorgen we ervoor dat we weer helemaal op dezelfde lijn zitten. Want alleen door het samen te doen met een open verstandhouding bereik je het allerbeste resultaat!”